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Peticiones y documentos: desde el qué, hasta el cómo de la gestión documental.

¿Qué es la gestión documental?

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objetivo de facilitar su utilización y conservación .

¿Cuál es el marco normativo de la gestión documental en Colombia?

El proceso de gestión documental en Colombia está regulado por la Ley 80 de 1989, por medio de la cual se creó el Archivo General de la Nación; por la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dictó la ley general de archivos; y en particular, por el Decreto 2609 de 2012, compilado por el Decreto 1080 de 2015, a través de los cuales se regula la gestión documental de las entidades del Estado.

El artículo 1.8.2.5.10 del Decreto 1080 de 2015 establece que todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD) a corto, a mediano y a largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual.

Por lo anterior, es imprescindible que las entidades del Estado implementen sistemas de gestión documental que se ajusten a sus necesidades y le permitan cumplir a cabalidad con sus funciones y satisfacer los requerimientos formulados por los ciudadanos.

¿Cuáles son los sistemas de gestión documental más utilizados?

Dentro de los sistemas de gestión documental es posible encontrar aquellos que son clasificados, por una parte, como programas informáticos de código cerrado.

Entre ellos, pueden identificarse los siguientes: Sigob , Athento , Totvs , Docmanager y Siadoc .

Por otra parte, se encuentran los programas informáticos de código abierto, en los cuales, el usuario está facultado para estudiar, modificar y mejorar el diseño, mediante la disponibilidad de su código fuente, entre estos están, por ejemplo: Alfresco y Orfeo.

No obstante, algunas entidades estatales han desarrollados sus propios sistemas de gestión documental, como en el caso de la Superintendencia de Industria y Comercio. Lo cual, atiende a las distintas funciones que están en cabeza de esta entidad.

¿Qué es Orfeo?

Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos en Colombia. Este software público permite incorporar la gestión de los documentos a procesos de cualquier organización, automatizando procedimientos, ahorrando tiempo, costos y recursos y ejerciendo control sobre los documentos.

Actualmente está siendo utilizado y/o implementado en muchas entidades tanto públicas como privadas que reúnen ya más de 15.000 usuarios. Su uso está siendo estudiado por organizaciones del mundo, gracias a su filosofía de Software Libre.

¿Cómo puede adquirirse Orfeo?

El Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC), a través de la iniciativa Gobierno Digital, ha adelantado una política de software público en Colombia, que le permite a las distintas entidades el Estado acceder a distintos programas colaborativos bajo la filosofía de racionalización de la inversión y aprovechamiento de los desarrollos existentes.

El sistema de gestión documental Orfeo es compartido por el Ministerio de las TIC y actualmente se encuentra habilitado para que sea descargado por las entidades.

Es importante resaltar que la implementación de este, o de cualquier sistema de gestión documental, requiere de un proceso de evaluación previa en el que la entidad se adapte a las herramientas proporcionadas por el sistema, y en donde se verifique que el sistema satisface las necesidades y requerimientos de la entidad.

Distintas entidades estatales, entre ellas la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, han fortalecido sus sistemas de gestión documental con base en el sistema Orfeo. Sus desarrollos pueden ser compartidos mediante la celebración de convenios interadministrativos de conformidad con el artículo 95 de la Ley 489 de 1998.

[1] Departamento Administrativo de la Función Pública.
[2] Utilizado por el Ministerio de Justicia y del Derecho y por el Ministerio del Interior.
[3] http://www.athento.com/es/gestion-documental-inteligente/
[4] https://es.totvs.com/contacto
[5] https://docmanager.com.co/ES
[6] http://siadoc.co/apps/?gclid=Cj0KCQjwp5_qBRDBARIsANxdcilDrm_Ieooc3LY6-lMHfwNJgPdZNDLOQAffvoLiGt79TAU_oWE7p_YaAmDwEALw_wcB
[7] https://www.alfresco.com/es/
[8] La Dirección Nacional de Protección; la Unidad para la Atención y Reparación de las Víctimas; el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas; el Ministerio de Transporte; el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior; el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales; el Ministerio de Salud y la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, son algunas de las entidades del orden nacional que actualmente utilizan Orfeo.
[9] https://www.softwarepublicocolombia.gov.co/es/public-or-civic-software/orfeo

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Camilo Gómez Alzate asegura que se deben cumplir los acuerdos internacionales y garantizar la doble instancia

Sostuvo el director de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado que en distintos procesos la Corte Interamericana de Derechos Humanos ha establecido que debe garantizarse un recurso adecuado y efectivo que permita la revisión integral del primer fallo condenatorio. Por tal motivo, argumentó que debe darse una discusión despolitizada y que proteja los intereses del Estado.

Frente a la retroactividad de la doble instancia ha dicho que esta misma Corte ha señalado “que los principios de legalidad y de retroactividad de la ley favorable se extienden tanto al ámbito penal como al ámbito administrativo sancionador”.

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La Agencia logra homologación de Acuerdo de Solución Amistosa en el caso Gerson Jairzinho González Arroyo

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado logró en el mes de agosto de 2019, la homologación del Acuerdo de Solución Amistosa suscrito por el Estado colombiano y la Corporación Colectivo de Abogados “José Alvear Restrepo”, organización peticionaria representante de las víctimas en el marco del caso No 11.144, Gerson Jairzinho González Arroyo.

Así mismo, la Comisión Interamericana de Derechos Humanos, incluirá la homologación de este Acuerdo, en su Informe Anual a la Asamblea General de la OEA.

Para mayor información: http://www.oas.org/es/cidh/prensa/comunicados/2019/207.asp

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Conozca los elementos principales del laudo de la Ruta del Sol II

El pasado 6 de agosto se decidió una de las controversias más importantes que enfrentaba el Estado por la construcción del proyecto vial Ruta del Sol.
Se trataba de un proceso arbitral que había sido convocado por la Concesionaria Ruta del Sol S.A.S. en contra de la Agencia Nacional de Infraestructura (ANI). La controversia inicialmente giraba en torno al reconocimiento de unas obras del proyecto. Sin embargo, con posterioridad a su convocatoria se descubrieron e hicieron públicos los hechos de corrupción que rodearon la adjudicación y celebración del contrato de concesión. Determinar si este contrato se encontraba viciado de nulidad absoluta se convirtió en uno de los elementos principales del proceso.

El Tribunal de Arbitramento acogió la solicitud que había elevado, no solo la ANI sino también la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y la Procuraduría General de Nación, para que se declarara nulo el contrato por tener objeto y causa ilícitos y por haber sido celebrado con abuso y desviación de poder. Las evidentes pruebas, entre estas los reconocimientos que en otros escenarios judiciales hicieron administradores y trabajadores de la CRDS y de varios funcionarios públicos y otras personas, le permitieron con facilidad al Tribunal declarar la nulidad absoluta del contrato de concesión.

Una declaratoria de esta naturaleza tiene trascendentales efectos económicos, por cuanto la ley señala, específicamente para los contratos estatales, que ello no impide el reconocimiento y pago de las prestaciones ejecutadas hasta el momento de su ejecución (art. 48 Ley 80/93). Así mismo señala, explícitamente para los contratos de concesión, que se debe reconocer el valor actualizado de los costos, las inversiones y los gastos ejecutados por el contratista, incluyendo los intereses, menos la remuneración y pagos recibidos en virtud del cumplimiento del objeto contractual (art. 20 Ley 1882/2019). Lo anterior fue declarado parcialmente exequible por la Corte Constitucional en la Sentencia C-207 de 2019.
En aplicación de las anteriores disposiciones el Tribunal encontró, al hacer el análisis de las pruebas practicadas y aportadas, que la CRDS pretendía que la ANI asumiera prácticamente la totalidad de las erogaciones que algunos de sus accionistas realizaron, dentro de las cuales se encontraban los recursos que se utilizaron para el pago de sobornos y contratos sobrevalorados.

Así mismo, el Tribunal evidenció que los aportes directos que inicialmente había efectuado la CRDS al proyecto, en cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato de concesión, habían sido retirados por ella misma, incluso en una cuantía superior.

La ANI ya había pagado las obras construidas, solo debía la suma de $211.273.405.561. Este fue el valor que el Tribunal le ordenó pagar, precisando que ya dentro del patrimonio autónomo del proyecto existen recursos por una cuantía de $187.056.125.325,72. Entonces, la ANI solo tendrá que adicionar $24.217.280.235,28 para completar la cifra.

Además el Tribunal señaló que esos $211.273.405.561 se deben dirigir exclusivamente para pagar las deudas de los acreedores de buena fe de la CRDS, tal como lo señaló la Corte Constitucional. Expresamente indicó el Tribunal que las “obligaciones a favor de terceros de buena fe o de otros acreedores que no se alcancen a cubrir con tales recursos y hasta el límite de $211.273.405.561, deben ser cubiertas o satisfechas por sus deudores -sea la Concesionaria Ruta del Sol SAS o el Consocio CONSOL- o por sus avalistas o garantes y en ningún caso por la ANI o la Nación con recursos públicos (…)”.

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De los 600 millones de dólares que pretendía Glencore, Colombia solo deberá devolver 19 millones de dólares

El Tribunal Arbitral del CIADI dictó el día 27 de agosto de 2019 el primer laudo de inversión en un caso colombiano.

La multinacional Glencore pretendía cobrar al Estado colombiano 575 millones de dólares por daños y perjuicios y la devolución de los 19,1 millones de dólares que Prodeco había pagado a Colombia en razón del fallo de responsabilidad fiscal emitido por la Contraloría General de la República (enero de 2016). Además, Glencore pedía al Tribunal ordenar a Colombia abstenerse de iniciar nuevos procedimientos en la Contraloría y desistir del procedimiento de nulidad del Otrosi No. 8.

La decisión ordenó la devolución de los 19.1 millones de dólares más los intereses y rechazó todos los demás reclamos confirmando así la confianza en la integridad e institucionalidad de la Contraloría y de los jueces colombianos.

La efectividad de la estrategia de defensa jurídica del Estado redujo en un 97% las pretensiones económicas reclamadas por Glencore. La defensa estuvo a cargo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y de la firma Dechert LLP.

La demanda interpuesta hace tres años por Glencore, con fundamento en el Acuerdo Bilateral de Protección y Promoción de la Inversión Extranjera en vigor con Suiza (APPRI) y bajo las reglas del CIADI, se originó por dos situaciones:

– Por la solicitud de nulidad de Ingeominas (hoy Agencia Nacional de Minería), al Otrosí N° 8 del Contrato de Concesión, el cual modificaba injustificadamente a favor de Prodeco el sistema de cálculo de las regalías para la explotación de carbón en la mina Calenturitas, Cesar.

– Por el fallo de responsabilidad fiscal de $63 mil millones (19.1 millones de dólares) que la Contraloría General de la República le impuso a Prodeco por el presunto detrimento patrimonial causado al Estado tras la negociación y suscripción de ese Otrosí.

Para el Tribunal Arbitral la medida adoptada por la Contraloría se realizó con estricto apego a la ley y al debido proceso. Sin embargo, cuestionó el cálculo realizado por el ente de control para determinar el detrimento al patrimonio público y ordenó la devolución del monto pagado por este concepto.
Los abogados de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado se encuentran analizando posibles recursos.
A continuación en laudo: https://www.defensajuridica.gov.co/saladeprensa/boletines_prensa/Documents/Glencore_Award.pdf

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¿Cómo superar un estado de cosas inconstitucional por violación del derecho de petición?

Por: Laura Catalina Guerrero
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

La Corte Constitucional ha declarado el estado de cosas inconstitucional en diferentes escenarios buscando atender situaciones en las cuales: i) se presenta una repetida violación de derechos fundamentales de un número significativo de personas y ii) la causa de la vulneración reposa en factores estructurales[1]. Bajo esta figura la Corte ordena a las entidades y organismos encargados del diseño de políticas públicas la adopción de las medidas necesarias para revertir la vulneración de derechos fundamentales en un contexto determinado[2].

Mediante el Auto 110 de 2013 la Corte verificó la existencia de un estado de cosas inconstitucional en relación con los derechos fundamentales a la seguridad social, petición y mínimo vital de las personas que buscan el reconocimiento y pago de una prestación económica por parte de una administradora de pensiones. Específicamente en la transición entre el Instituto de Seguros Sociales (ISS) y la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), encontró obstáculos materiales y administrativos para el cumplimiento de los términos de respuesta y el acatamiento de órdenes judiciales.

Sin embargo, dos años después de esta declaratoria consideró el Alto Tribunal, en la Sentencia T-744 de 2015, que por los avances sustanciales no era necesario continuar con una intervención judicial, sin que esto se traduzca en que se suprimieron por completo las violaciones a los derechos fundamentales. ¿Cómo se superaron las dificultades para atender oportunamente las peticiones?

Para responder este interrogante es necesario entender cuál era la situación de Colpensiones en el año 2013 y conocer los diagnósticos de la Procuraduría y la Defensoría del Pueblo de las causas de la crisis. Posteriormente, analizar las medidas adoptadas que les permitieron afrontar la situación vulneradora de derechos fundamentales.

La insoportable espera por una respuesta

El derecho de petición es determinante para que los mecanismos de la democracia participativa sean efectivos. Su núcleo esencial reside en la resolución pronta y oportuna del asunto, lo cual implica que sea resuelto de fondo con calidad, precisión y congruencia y que finalmente el solicitante sea notificado[3].

Cuando la Corte Constitucional profirió el Auto 110 de 2013 había una clara vulneración a este núcleo esencial del derecho. Un total de 184.678 peticiones se encontraban vencidas. Es decir, Colpensiones había resuelto 31.222 peticiones de las 216.000 que le remitió el ISS.  Adicionalmente, a 30 de octubre de 2013 Colpensiones tenía 70.737 peticiones que se interpusieron directamente ante ella cuyos términos se encontraban vencidos[4].

Por otro lado, 11.265 sentencias ordinarias y administrativas no se habían acatado a junio de 2013. También existían deficiencias en la calidad de los actos administrativos.

Según el informe con perspectiva de verdad histórica realizado por la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación la problemática se debía en parte a deficiencias en la plataforma tecnológica de la entidad, a la incongruencia entre lo solicitado y lo resuelto y a la solicitud de documentos al peticionario que habían sido allegados con la petición[5].

La Corte Constitucional expidió siete autos estructurales y otros cinco que concretaron las órdenes y llamaron la atención[6]. En ellos ordenó realizar lo concerniente al traslado de la información y expedientes del ISS a Colpensiones, la presentación mensual de informes de gestión, la asignación de plazos específicos para la resolución, la notificación e inclusión en nómina de peticiones vencidas, la adopción de medidas para profundizar la atención de quienes radicaron su solicitud en el ISS y la solicitud oportuna y oficiosa de los soportes para decidir sobre una petición.

¿Qué hizo Colpensiones para mejorar la situación?

Después de este proceso y de sesiones técnicas que permitieron superar situaciones especialmente problemáticas, Colpensiones disminuyó progresivamente las solicitudes con términos vencidos. Expuso la Corte Constitucional que “Colpensiones contaba en octubre de 2013 con un total de 287.238 asuntos. En noviembre de 2015 esa cifra disminuyó a 21.329”[7].

En cuanto a peticiones presentadas directamente a la entidad se mostró una disminución sostenida de términos vencidos en el año 2015. El número de sentencias de tutela pendientes de cumplimiento disminuyó de 63.921 en septiembre de 2013 a 12.081 en noviembre de 2015[8].

Estos resultados se lograron gracias a una serie de medidas que pueden ser consideradas buenas prácticas en la materia. En la Sentencia T-774 de 2015 y en el informe con perspectiva de verdad histórica se encuentran la siguientes:

–         Se implementó un modelo de atención en las oficinas para brindar asesoría a quienes radican solicitudes prestacionales.

–         Se habilitó un módulo especial de recepción de documentos para ser incorporados en expedientes que se encuentren en curso de resolución.

–         Se adelantaron controles de calidad a las respuestas por concepto de PQRS en las oficinas regionales.

–         Se crearon dos fases de seguimiento de calidad de ciertos actos administrativos.

–         Se instalaron mesas técnicas de trabajo con la Procuraduría y la Defensoría del Pueblo.

Algunas de estas prácticas quedaron plasmadas en la Resolución 343 de 2017. En ella se estableció un mecanismo de monitoreo de las peticiones como parte del modelo de atención. Específicamente, se conformó un equipo de trabajo cuya función es el seguimiento a la oportuna respuesta a todos los trámites de la entidad, la priorización de casos y la gestión operativa[9].

Todo lo anterior permitió superar un estado de cosas inconstitucional y ha sido una mejora en favor de los derechos de la población. Estos son pasos importantes para que los tiempos de respuesta no se conviertan en un obstáculo para el reconocimiento de derechos pensionales y la consecución de la justicia material.

[1] Corte Constitucional. (2000). Sentencia SU 090. MP. Eduardo Cifuentes Muñoz.
[2] Es importante aclarar que por el principio de separación de poderes la intervención de la Corte debe ser excepcional, transitoria y limitada.
[3] Corte Constitucional. (2014). Sentencia C-951. MP. Martha Victoria Sáchica.
[4] Corte Constitucional. (2015). Sentencia T-774. MP. Luis Ernesto Vargas Silva.
[5] Procuraduría General de la Nación, Defensoría del Pueblo y Contraloría general de la República. (2017). Seguimiento a la Sentencia T-774 de 2015. Disponible en: https://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/INFORME-VERDAD-HISTORICA-23-11-2017.pdf
[6] Estos son: A110/2013, A202/2013, A320/2013, A090/2013, A259/14, A314/14, A181/15, A182,13, A233/13, A276/13 Y A 113/14.
[7] Corte Constitucional. (2015). Sentencia T-774, párrafo 579. MP. Luis Ernesto Vargas Silva.
[8] Ibidem.
[9] Colpensiones. (2017). Informe No. 1 de seguimiento al plan de acción. Auto 096 de 2017 de la Corte Constitucional. Disponible en: file:///C:/Users/Laura%20Guerrero/AppData/Local/Packages/Microsoft.MicrosoftEdge_8wekyb3d8bbwe/TempState/Downloads/Informe%20No.%201%20-%20Septiembre%20de%202017%20(1).pdf
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Consejo de Estado unificó jurisprudencia en materia de indemnización de los perjuicios materiales por privación injusta de la libertad

La Sección Tercera del Consejo de Estado determinó diversas reglas que exigen a la parte demandante probar los perjuicios materiales en materia de privación injusta de la libertad. Esta postura ha sido desarrollada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado a través de sus lineamientos (comunicación interinstitucional No 03 de 2018) e intervenciones procesales.

Entre las reglas unificadas están que el reconocimiento solo procede cuando exista prueba suficiente de los ingresos que dejó de recibir la persona afectada y que el ingreso base de liquidación será el que se pruebe de manera fehaciente. Vea la Sentencia aquí.

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¿En qué consiste el régimen de transición pensional?

Por: Alicia Arango Olmos

La dinámica de los procesos económicos y, en virtud de ellos, los cambios que surgen en los esquemas de producción y en las relaciones laborales, hace que a lo largo del tiempo las reformas pensionales sean inevitables. Por lo general, las modificaciones a un régimen pensional vienen acompañadas de un régimen de transición que tiene como fin moderar sus efectos y respetar derechos adquiridos y expectativas legítimas de pensionados y trabajadores.

En el caso colombiano, la Ley 100 de 1993 creó un régimen de transición con este fin, es decir, manteniendo las reglas o normas vigentes antes de la entrada en vigor de dicha ley, que modificó sustancialmente el régimen de Seguridad Social anterior.

Entre otras cosas, el régimen de transición permitió proteger los derechos que a la entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones se encontraban en proceso de consolidación, y evitar así que la subrogación, derogación o modificación del régimen anterior impactara excesivamente en las aspiraciones de los afiliados que tenían una expectativa legítima de pensionarse conforme a las reglas especiales que serían derogadas.

La Ley 100 en su artículo 36 creó y definió el esquema de transición, determinando que de este sólo se podían beneficiar los afiliados al régimen de prima media con prestación definida, régimen que hoy día es gestionado por Colpensiones.

Esta transición ampara a las personas que a la fecha de entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones contaban con 35 años o más en el caso de las mujeres o 40 años o más en el caso de los hombres o 15 o más años de servicios o cotizaciones. Para estas personas se mantenían las condiciones favorables, establecidas en las normas anteriores con respecto a edad para acceder a la pensión de vejez, tiempo de servicio o número de semanas cotizadas y monto de la pensión.

El parágrafo transitorio cuarto del Acto Legislativo N° 01 de 2005 estableció que el régimen de transición no podía extenderse más allá del 31 de julio de 2010, excepto para los trabajadores que, siendo beneficiarios de éste, a la fecha de vigencia de esta enmienda constitucional, tuvieren al menos 750 semanas de cotización o su equivalente en tiempo de servicios, caso en el cual el régimen se extendería hasta el 31 de diciembre de 2014.

En síntesis, se puede señalar que un régimen de transición pensional permite a las personas pensionarse en el futuro con las reglas y requisitos del pasado, considerando que habían construido expectativas para tal fin.

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La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado solicitará a Comisión Interamericana de Derechos Humanos remitir casos a la JEP

Camilo Gómez Alzate, director de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, sostuvo en rueda de prensa que la solicitud se hará para que los casos que estén relacionados con el conflicto armado regresen al país.

Estos deberán ser conocidos y tramitados por la Jurisdicción Especial para la Paz cuya función principal es garantizar verdad, justicia y reparación a las víctimas.

Actualmente el Estado colombiano tiene abiertos y en trámite 611 casos que ya fueron notificados al país. De estos, el 58% están relacionados con el conflicto armado.

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Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado advierte a la CIDH sobre demandas irrelevantes

El director de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, advirtió a la Comisión Interamericana de Derechos Humanos (CIDH) que existen algunas demandas contra el Estado colombiano que llegan a dicha instancia siendo irrelevantes.

Sostuvo que algunas reclamaciones de mínima cuantía o conflictos ajenos no reúnen los requisitos para ser conocidos en instancias internacionales. Por tanto, solicita la aplicación del criterio de relevancia sustancial.

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El gobierno nacional y el Consejo de Estado radican proyecto de reforma al CPACA

El Consejo de Estado y el Ministerio de Justicia y del Derecho pusieron a disposición del Congreso de la República una propuesta de reforma legal que busca lograr una pronta, cumplida y eficiente administración de justicia en la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.

Este proyecto cuenta con 48 artículos los cuales introducen ajustes para fortalecer las primeras instancias y la función unificadora del Consejo de Estado, facilitar el acceso a la administración de justicia, agilizar procesos y garantizar la seguridad jurídica.

Puede consultar el proyecto en el siguiente link: http://www.consejodeestado.gov.co/news/proyecto-de-reforma-al-cpaca/

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