Peticiones y documentos: desde el qué, hasta el cómo de la gestión documental.

¿Qué es la gestión documental?

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objetivo de facilitar su utilización y conservación .

¿Cuál es el marco normativo de la gestión documental en Colombia?

El proceso de gestión documental en Colombia está regulado por la Ley 80 de 1989, por medio de la cual se creó el Archivo General de la Nación; por la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dictó la ley general de archivos; y en particular, por el Decreto 2609 de 2012, compilado por el Decreto 1080 de 2015, a través de los cuales se regula la gestión documental de las entidades del Estado.

El artículo 1.8.2.5.10 del Decreto 1080 de 2015 establece que todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD) a corto, a mediano y a largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual.

Por lo anterior, es imprescindible que las entidades del Estado implementen sistemas de gestión documental que se ajusten a sus necesidades y le permitan cumplir a cabalidad con sus funciones y satisfacer los requerimientos formulados por los ciudadanos.

¿Cuáles son los sistemas de gestión documental más utilizados?

Dentro de los sistemas de gestión documental es posible encontrar aquellos que son clasificados, por una parte, como programas informáticos de código cerrado.

Entre ellos, pueden identificarse los siguientes: Sigob , Athento , Totvs , Docmanager y Siadoc .

Por otra parte, se encuentran los programas informáticos de código abierto, en los cuales, el usuario está facultado para estudiar, modificar y mejorar el diseño, mediante la disponibilidad de su código fuente, entre estos están, por ejemplo: Alfresco y Orfeo.

No obstante, algunas entidades estatales han desarrollados sus propios sistemas de gestión documental, como en el caso de la Superintendencia de Industria y Comercio. Lo cual, atiende a las distintas funciones que están en cabeza de esta entidad.

¿Qué es Orfeo?

Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos en Colombia. Este software público permite incorporar la gestión de los documentos a procesos de cualquier organización, automatizando procedimientos, ahorrando tiempo, costos y recursos y ejerciendo control sobre los documentos.

Actualmente está siendo utilizado y/o implementado en muchas entidades tanto públicas como privadas que reúnen ya más de 15.000 usuarios. Su uso está siendo estudiado por organizaciones del mundo, gracias a su filosofía de Software Libre.

¿Cómo puede adquirirse Orfeo?

El Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC), a través de la iniciativa Gobierno Digital, ha adelantado una política de software público en Colombia, que le permite a las distintas entidades el Estado acceder a distintos programas colaborativos bajo la filosofía de racionalización de la inversión y aprovechamiento de los desarrollos existentes.

El sistema de gestión documental Orfeo es compartido por el Ministerio de las TIC y actualmente se encuentra habilitado para que sea descargado por las entidades.

Es importante resaltar que la implementación de este, o de cualquier sistema de gestión documental, requiere de un proceso de evaluación previa en el que la entidad se adapte a las herramientas proporcionadas por el sistema, y en donde se verifique que el sistema satisface las necesidades y requerimientos de la entidad.

Distintas entidades estatales, entre ellas la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, han fortalecido sus sistemas de gestión documental con base en el sistema Orfeo. Sus desarrollos pueden ser compartidos mediante la celebración de convenios interadministrativos de conformidad con el artículo 95 de la Ley 489 de 1998.

[1] Departamento Administrativo de la Función Pública.
[2] Utilizado por el Ministerio de Justicia y del Derecho y por el Ministerio del Interior.
[3] http://www.athento.com/es/gestion-documental-inteligente/
[4] https://es.totvs.com/contacto
[5] https://docmanager.com.co/ES
[6] http://siadoc.co/apps/?gclid=Cj0KCQjwp5_qBRDBARIsANxdcilDrm_Ieooc3LY6-lMHfwNJgPdZNDLOQAffvoLiGt79TAU_oWE7p_YaAmDwEALw_wcB
[7] https://www.alfresco.com/es/
[8] La Dirección Nacional de Protección; la Unidad para la Atención y Reparación de las Víctimas; el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas; el Ministerio de Transporte; el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior; el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales; el Ministerio de Salud y la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, son algunas de las entidades del orden nacional que actualmente utilizan Orfeo.
[9] https://www.softwarepublicocolombia.gov.co/es/public-or-civic-software/orfeo