Estrategias para la elaboración adecuada de actos administrativos de carácter particular

Llevar a cabo una serie de estrategias para la elaboración adecuada de actos administrativos de carácter particular y concreto. Lo anterior, tomando en consideración cada uno de sus elementos, así:  

1.    Verificar que quien expida el acto administrativo es competente para hacerlo. Se debe tener en cuenta que la competencia tiene un origen objetivo, es taxativa, irrenunciable, inajenable, improrrogable y, por regla general, indelegable.

Adicionalmente, se deben considerar los siguientes factores:

-       Factor territorial: tener en cuenta desde qué territorio y para cuál territorio puede expedirse válidamente un acto administrativo.

-       Factor temporal: evaluar las oportunidades temporales que tiene un sujeto activo de la administración para proferir determinados actos.

2.    Verificar que el objeto del acto administrativo, es decir, aquello que el acto decide, certifica u opina, tenga estas tres características:

-       Coherencia: se refiere a que exista concordancia entre los antecedentes del acto y lo que dice.

-       Claridad: el acto administrativo debe expresarse de forma concreta y diáfana. Es necesario eliminar la imprecisión u oscuridad.

-       Razonabilidad: el objeto debe ser tanto física como legalmente posible. No pueden imponerse conductas o hechos que no se puedan realizar.

3.    Motivar adecuadamente los actos administrativos. Lo anterior, teniendo en cuenta lo dispuesto por el Consejo de Estado en sentencia del 26 de julio de 2017 (22326):

-       La motivación debe obedecer a criterios de legalidad, certeza de los hechos, debida calificación jurídica y apreciación razonable.

-       Los motivos en que se instituye el acto deben ser ciertos, claros y objetivos.

-       Los motivos del acto administrativo deben ser de tal índole, que determinen no solo la expedición de un acto administrativo sino su contenido y alcance.

-       La motivación debe ser clara, puntual y suficiente, hasta tal punto que justifique la expedición del acto.

-       La motivación debe suministrar al destinatario las razones de hecho y de derecho que inspiraron la producción del acto.

4.    Verificar que el acto administrativo no sea expedido con fines diferentes a los cuales persigue el Estado.

Todo acto administrativo persigue dos fines: uno general y otro específico. El primero de ellos se refiere al fin mismo del Estado, el cual es el bienestar general o el bien común. El segundo es el fin propio de la función o de la competencia.

5.    Garantizar el cumplimiento del procedimiento reglado aplicable. En caso de no encontrarlo, preservar siempre el principio del debido proceso.

Son garantías mínimas que han de observarse en las actuaciones administrativas:

-       Que el trámite se adelante por la autoridad competente.

-       Que durante el mismo y hasta su culminación se permita la participación de todos los interesados.

-       Ser oído durante toda la actuación.

-       Que la actuación se adelante sin dilaciones injustificadas.

-       Ser notificado de las decisiones que se adopten de manera oportuna y de conformidad con la ley.

-       Solicitar, aportar y controvertir pruebas.

-       Permitir el ejercicio del derecho de defensa y contradicción.

-       No limitar la posibilidad de impugnación de las decisiones que puedan afectar a los particulares.  

Adicionalmente, se deben llevar a cabo una serie de estrategias para no incurrir en errores al elaborar actos administrativos. Lo anterior, a partir del análisis de las causales de nulidad de los mismos, así:

1.    Revisar que el acto administrativo no haya sido expedido con infracción de las normas en que debería fundarse, ya sea por: (i) falta de aplicación, (ii) aplicación indebida o, (iii) interpretación errónea.

2.    Comprobar que el órgano que expidió el acto sea el competente. De esta manera, evitar la incompetencia por:

-       Razón de materia: cuando la decisión que se ha tomado no está en el listado de funciones que otorgan la competencia.

-       Razón del grado de horizontalidad: cuando la decisión que se toma aparece dentro del listado de decisiones de otra autoridad con quien no se tiene relación de jerarquía.

-       Razón del grado de verticalidad: cuando la decisión que se toma está en el listado de decisiones de otra autoridad con la que sí tiene relación de jerarquía, pero se da por fuera de los términos indicados en la ley o se pretende que tenga efecto por fuera de la circunscripción.

3.    Verificar que el acto administrativo no se haya expedido violando una formalidad sustancial que genere indefensión o pueda variar el sentido de la decisión. Es necesario que la irregularidad sea grave para que prospere una nulidad por esta causa.

4.    Garantizar de que no se desconozca el derecho de audiencia y defensa. Algunos escenarios en los cuales dicho derecho se puede ver afectado son:

-       Cuando se decreta una prueba ilícita.

-       Cuando se decreta una prueba ilegal.

-       Cuando las partes, en las oportunidades legales, solicitan pruebas y no son decretadas.

-       Cuando se decretan las pruebas pedidas oportunamente, pero no se practican.

-       Cuando se practican las pruebas decretadas, pero no se valoran.

5.    Motivar suficientemente el acto para evitar una falta o insuficiente motivación o una falsa motivación.

La falta de motivación se refiere a que debiendo motivarse el acto, no se hace o se hace de forma insuficiente. Por su parte, la falsa motivación implica una falencia de la voluntad de la administración. Esta se da cuando no hay coincidencia entre los motivos expresados por el funcionario en el texto de su decisión y aquellos que han debido tomarse para proferirla.  

6.    Evitar, en toda circunstancia, expedir actos administrativos para cumplir una finalidad distinta a la prevista en el ordenamiento jurídico. Esta pueda ser la expedición de un acto para satisfacer un interés particular del funcionario o de un tercero que le interese favorecer.