Representación extrajudicial y judicial conjunta de las entidades públicas del orden nacional

Llevar a cabo una serie de estrategias para la representación extrajudicial y judicial conjunta de las entidades públicas del orden nacional.

Estrategias generales:

-       Las entidades públicas del orden nacional deben coordinar la representación de su entidad en las solicitudes de conciliación extrajudicial o en los procesos judiciales de manera conjunta con otra(s) entidad(es) cuando tengan la misma condición de parte (convocantes/demandantes o convocadas/demandadas).

-       La representación conjunta solo podrá ejercerla el mismo apoderado cuando existan intereses comunes entre las entidades que representa o intereses no contrarios o en conflicto.

-       En todos los casos de representación conjunta cada una de las entidades comprometidas en la controversia o litigio deben otorgar el respectivo poder.

-       Las entidades deben establecer directrices y/o condiciones para seleccionar los casos o procesos en los cuales procede la representación conjunta de la entidad, de acuerdo con sus estrategias de gestión. Para ello, deben tener en cuenta razones fundadas en los principios de coordinación, eficacia y economía que rigen las actuaciones administrativas, tales como:

i)              Frecuencia de su vinculación, junto con otras entidades públicas, en procesos judiciales en los cuales una sola o algunas de ellas tienen legitimación en la causa por pasiva.

ii)             Identidad de intereses en todo el proceso o solamente en una etapa procesal.

iii)           Identidad de materia de las controversias o litigios en los que sería necesario o conveniente la representación conjunta.

-       Las entidades involucradas en la solicitud de conciliación  extraprocesal o en un proceso judicial deben de manera consciente y responsable coordinar y armonizar su estrategia de defensa técnica tanto desde el punto de vista sustancial como procesal.

-       Las entidades públicas del orden nacional deben promover la representación conjunta en los comités de defensa subsectorial o en las mesas de coordinación para la defensa de causas de litigiosidad comunes y específicas.

-       Para materializar la representación conjunta, las entidades deben suscribir contratos de prestación de servicios con un solo apoderado, o suscribir convenios interadministrativos con otras entidades públicas o delegar la representación judicial en otra autoridad administrativa.

Estrategias específicas para que las entidades públicas designen un apoderado común mediante contrato de prestación de servicios:

-       Las entidades públicas del orden nacional pueden suscribir de forma conjunta o separada un contrato de prestación de servicios con un mismo apoderado con el fin de que éste lleve la representación de uno o varios casos o procesos en los que diversas entidades intervengan simultáneamente en la misma condición de parte (convocantes/demandantes o convocadas/demandadas).

-       Cuando el contrato de prestación de servicios lo celebre una sola entidad para la representación de varias, se requiere que lo preceda una autorización o manifestación de las demás entidades habilitando a la que contrata para asumir la defensa. En este caso será necesario que las entidades que ejerzan la defensa conjunta fijen las reglas de su relación, especificando las obligaciones de cada una y las condiciones de tiempo, modo y lugar en que las ejecutarán.

-       El objeto del contrato y las obligaciones del apoderado derivadas de la suscripción de un contrato de prestación de servicios deberán ser sustancialmente similares en caso de que una sola entidad, varias entidades separadamente o varias entidades en conjunto suscriban este tipo de contratos.

-       Las entidades públicas deben acordar la forma en que asumirán el costo de los honorarios, aunque los cancelen por separado. Se debe tener presente que este tipo de practica debe propender por la disminución de los gastos relacionados con el ejercicio de representación.

-       Las entidades públicas deben tener en cuenta para la redacción de las cláusulas de estos contratos lo siguiente:

i)              El objeto del contrato de prestación de servicios debe ser ejercer la representación extrajudicial o judicial de varias entidades. Por lo tanto, deben identificar las entidades involucradas en el trámite extrajudicial o judicial para el cual se requiere la representación.

ii)             El objeto del contrato debe individualizar el(los) proceso(s) sobre los cuales recaerá la actuación extrajudicial o judicial de defensa que ejercerá el apoderado. Para este fin deberá usar el número de expediente, nombre de las partes, despacho ante el cual cursa y/o los demás datos que sean pertinentes y necesarios.

iii)           Las obligaciones específicas deben detallar las actividades encomendadas al apoderado común y las relacionadas con las entidades que lo celebran.

En el evento en que solo una de ellas actúe como contratante del apoderado, será esta entidad quien asuma las obligaciones relativas al pago de los honorarios del representante extrajudicial y judicial y el de los gastos que, eventualmente, este requiera efectuar para ejercer adecuadamente la defensa. Asimismo, la contratante será la responsable de asumir los costos procesales, de entregar los poderes y la información necesaria para estructurar y ejercer la defensa de todas las entidades involucradas en la controversia.

iv)           Las obligaciones específicas deben desagregar el objeto del contrato con el fin de enlistar con la mayor exactitud posible las condiciones en que el apoderado ejercerá la representación extrajudicial o judicial, tales como la etapa procesal y/o la actuación a partir de la cual asumirá su gestión, la clase y periodicidad de los informes que le corresponde rendir para informar sobre los resultados de su gestión, el tiempo de respuesta para absolver las consultas que le formule la parte contratante en relación con el estado o avance del proceso, entre otras.

-       Las entidades públicas al momento de estipular las cláusulas del contrato deben considerar establecer como mínimo las siguientes actividades:

i)              Atender con oportunidad y eficiencia las diligencias y actuaciones procesales que se surtan con ocasión del proceso.

ii)             Tramitar, ante la autoridad competente, la conciliación extrajudicial en los eventos en que deba agotarse este requisito de procedibilidad.

iii)           Llamar en garantía con fines de repetición y/o denunciar el pleito cuando a ello hubiere lugar, especialmente en los casos a los que se refiere el artículo 19 de la Ley 678 de 2001.

iv)           Atender las instrucciones que le imparta la parte contratante a través de la supervisión del contrato.

v)            Constituir un expediente del proceso que debe mantenerse actualizado para consulta de la parte contratante con información sobre el estado del proceso y copia de las actuaciones, providencias, etc.

vi)           Custodiar y devolver los documentos que se le entreguen para atender el (los) procesos materia del contrato.

vii)          Vigilar el proceso.

viii)         Interponer los recursos necesarios y pertinentes para la defensa de los intereses litigiosos de las entidades involucradas en el proceso.

ix)           Mantener actualizado el Sistema Único de Gestión e Información de Actividad Litigiosa del Estado, eKOGUI de cada una de las entidades objeto de representación.

-       Las entidades públicas, atendiendo a la naturaleza especial del contrato de prestación de servicios para la representación extrajudicial, deberán incluir una estipulación que atienda las previsiones consagradas en los artículos 1603 del Código Civil y 871 del Código de Comercio.

Estrategias específicas para que las entidades públicas designen un apoderado común mediante la suscripción de convenios interadministrativos:

-       Las entidades públicas del orden nacional están legalmente habilitadas para convenir, con fundamento en razones de eficiencia y en los principios de coordinación y economía, que una de ellas asuma la defensa de otras entidades involucradas en un mismo trámite o proceso y cuya defensa implica la protección de intereses comunes.

-       La entidad estatal que se haya hecho cargo de la defensa de las entidades involucradas en el trámite extrajudicial o judicial, según sea el caso, podrá celebrar, sustentándose en un convenio interadministrativo, el (los) contratos de prestación de servicios que sean necesarios para asumir la defensa de los intereses litigiosos en discusión.

-       Las entidades públicas en la suscripción de convenios interadministrativos deberán especificar los términos del acuerdo, su extensión, las facultades y responsabilidades de cada entidad y del apoderado y las condiciones para que cesen las mismas.

-       El objeto del convenio interadministrativo debe ser la asunción, por una de las signatarias del acuerdo, de la representación extrajudicial y judicial de la(s) otra(s) en el(los) caso (s) y/o proceso(s) en que tiene(n) intereses comunes o no contrarios.

-       El convenio interadministrativo deberá regular, con la mayor precisión posible, la futura relación entre las partes.

-       Las partes deben precisar las gestiones a cargo de la obligada en lo que respecta al ejercicio de la representación extrajudicial o judicial de una o varias entidades, y, para ello, deberán tener en cuenta las siguientes actividades:

i)              Adelantar todas las actuaciones extrajudiciales y judiciales, interponer todos los recursos ordinarios, extraordinarios y medios de contradicción que se requieran para la debida defensa, en favor de quien se ejercerá la representación judicial o extrajudicial.

ii)             Transigir y conciliar, en sede extrajudicial o judicial, de conformidad con los lineamientos establecidos por el comité de conciliación de la(s) entidad(es), en favor de quien se ejercerá la representación judicial.

iii)           Atender en nombre de la(s) entidad(es), en favor de quien se ejercerá la representación extrajudicial o judicial, los requerimientos judiciales o de las autoridades administrativas relacionados con los asuntos de la función delegada.

iv)           Designar apoderados u otorgar poderes especiales para la debida atención de los asuntos judiciales y extrajudiciales para representar los intereses de la(s) entidad(es), en favor de quien se ejercerá la representación judicial.

v)            Interponer la acción de repetición y el llamamiento en garantía con fines de repetición, de conformidad con la respectiva decisión del comité de conciliación de la(s) entidad(es), en favor de quien se ejercerá la representación judicial o extrajudicial.

vi)           Las demás que se deriven de la naturaleza, objeto y alcance del convenio.

-       Las partes deben acordar la forma y periodicidad en que cada una o alguna de ellas proveerá los recursos necesarios para asumir los costos que demande el mandatario judicial y los asociados al proceso.

Estrategias para que las entidades públicas designen un funcionario como apoderado conjunto mediante acto de delegación (Ley 489 de 1998):

-       Una entidad pública del orden nacional puede delegar la defensa de sus intereses litigiosos, en un caso específico, a otra entidad estatal. La delegación permite que un funcionario de planta de una entidad pueda ejercer la defensa judicial de otra(s) entidad(es).

-       La delegación de las funciones de los organismos y entidades administrativas del orden nacional efectuadas en favor de entidades descentralizadas o entidades territoriales deberá acompañarse de la celebración de convenios en los que se fijen los derechos y obligaciones de las entidades delegante y delegataria.

Así mismo, en el correspondiente convenio podrá determinarse el funcionario de la entidad delegataria que tendrá a su cargo el ejercicio de las funciones delegadas.

-       Las entidades deben tener en cuenta que el acto de delegación debe constar por escrito, determinar el funcionario delegatario y las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se transfieren (artículo 10, Ley 489 de 1998).

-       Las entidades al expedir el acto de delegación deben expresar los motivos o razones que sustentan la transferencia de la función e identificar el cargo del funcionario delegado con expresa función de las facultades delegadas y del (los) proceso(s) o actuación(es) específica(s).

-       Las entidades deben tener presente que la función a delegar debe ser la representación extrajudicial o judicial de la entidad delegante.

-       Las entidades en el acto de delegación deben definir en detalle las actividades específicas encomendadas al delegatario. En cuanto a las facultades del delegatario, es apropiado señalar, con la mayor exactitud, las condiciones en que ejercerá la representación.

-       El delegante debe impartir orientaciones generales sobre el ejercicio de las funciones delegadas y el delegatario estará obligado a rendir informe sobre el ejercicio y desarrollo de la delegación.

-       El delegatario no podrá delegar las funciones, atribuciones y potestades conferidas en virtud de la delegación.

-       El delegante no puede transferir atribuciones relacionadas con directrices, orientaciones y la fijación de políticas generales que correspondan al jefe superior de la entidad estatal.

-       El delegante solo se puede delegar las funciones de mera ejecución, instrumentales y operativas.

-       El delegante debe conservar y ejercer la facultad para reformar o revocar los actos o resoluciones del delegatario, así como para revocar el acto de delegación.

-        El acto de delegación puede ser general o específico, limitado o ilimitado en el tiempo.