Buena práctica en la planeación y elaboración de estudios, lineamientos, conceptos y/o propuestas

Llevar a cabo una serie de buenas prácticas en la elaboración de estudios, lineamientos, conceptos y/o propuestas normativas, de conformidad con el conocimiento y la experiencia adquirida por los servidores de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, para lo cual los funcionaros de las EPON deberán:

1.       Identificar el problema

El primer paso es definir el problema que se desea abordar en los estudios, lineamientos, conceptos y/o propuestas normativas. La definición del problema se puede efectuar a través de diferentes fuentes, esto es, de los procesos misionales de la entidad, de los lineamientos de la Alta Dirección, de solicitudes elevadas por los usuarios, del Plan Estratégico de la entidad, de normas que impacten la gestión de la entidad, de providencias judiciales que afecten las funciones de la entidad o de información provenientes de otras entidades del orden nacional o territorial, entre otras.

2.       Realizar la propuesta de análisis del problema

El segundo paso es la realización de una propuesta que aborde el problema. En primer lugar, se debe determinar si el problema se abordará a través de un estudio, de lineamiento, de un concepto o de una propuesta normativa.

Los estudios son análisis jurídicos, técnicos y/o económicos sobre temas relacionados con la misionalidad de la entidad. Los documentos pueden contener estos tres elementos, o un predominio de uno u otro según el enfoque del problema considerado.

Los lineamientos son pautas de acción que pueden emitir las entidades en el marco de sus funciones, dirigidas a sus usuarios o para guiar la actuación de sus funcionarios.

Los conceptos son opiniones y/o conclusiones que emiten las entidades, en el marco de sus funciones y competencias, sobre temas puestos a su consideración.

Las propuestas normativas son propuestas encaminadas a la creación, modificación o extinción de normas jurídicas que estén relacionadas con la misionalidad de la entidad.

Al momento de realizar la propuesta se deben tener en cuenta los aspectos requeridos para su ejecución, como lo son: recursos humanos, virtuales y materiales, las expectativas según el objetivo del proyecto y la población objetivo y todos los demás aspectos que resulten relevantes.

3.       Elaborar la ficha de los estudios, lineamientos, conceptos y/o propuestas normativas

El tercer paso consiste en elaborar una ficha que será la hoja de ruta para la elaboración de los estudios, lineamientos, conceptos y/o propuestas normativas y donde se determinan los siguientes aspectos:

a.       El nombre del estudio, lineamiento, concepto y/o propuesta normativa.

b.       La duración o periodo de ejecución.

c.        Los funcionarios responsables.

d.       Las funciones que están asociadas a su elaboración.

e.       Si se requiere o no de un contratista que participe en su elaboración.

f.         El objetivo general.

g.       Los riesgos que pueden poner en riesgo su ejecución.

h.       Las acciones encaminadas a mitigar esos riesgos.

i.         La metodología para su desarrollo.

j.         El cronograma de actividades.

k.        Los insumos que se requieren.

l.         Las áreas de la entidad que también deben intervenir o participar en su elaboración.

m.     La demás información pertinente a criterio de la entidad,

1.       Recolectar los insumos.

El cuarto paso consiste en recaudar los insumos que se requieren para elaborar los estudios, lineamientos, conceptos y/o propuestas normativas. Es uno de los pasos más importantes en este proceso porque fijará la robustez del documento que se pretende elaborar. Para adelantar esta fase se propone:

·         Identificar todas las fuentes, internas y/o externas, de las que pueda extraerse la información requerida.

·         Acudir a fuentes de consulta en línea, en la cual se pueda obtener información.

·         Elevar las solicitudes de información cuando sea necesario.

·         Recaudar y organizar la información.

2.       Analizar la información recolectada

El quinto paso consiste en que, una vez recolectada la información necesaria, se realiza un análisis por parte de los responsables, quienes iniciarán la elaboración de los estudios, lineamientos, conceptos y/o propuestas normativas, que contenga la estructura del documento, su contenido y un análisis preliminar la de la información.

El documento preliminar permitirá determinar la suficiencia de los insumos recolectados o la necesidad de acudir a nuevas fuentes de información.

3.       Elaborar la versión del documento final

El sexto paso consiste en elaborar el estudio, lineamiento, conceptos y/o propuesta normativa final que contenga el análisis definitivo de la información recolectada y que cumpla con el objetivo que se formuló en la ficha de seguimiento.

Además, en la elaboración, los responsables deben cumplir con los estándares definidos en la siguiente tabla:

1.       Revisar y aprobar el documento final

El séptimo paso se refiere a la etapa de revisión y aprobación del documento final por parte del superior jerárquico, el cual debe ajustarse a los estándares de elaboración de documentos y el cumplimiento del objetivo del estudio.

En el evento que considere la necesidad de realizar ajustes, se devolverá al equipo de trabajo para adopte las modificaciones a que haya lugar y realice los ajustes requeridos. Una vez ajustado el documento se procederá a la aprobación por parte de superior jerárquico.

2.       Socializar los estudios, lineamientos, conceptos y/o propuestas normativas y evaluar su impacto

El octavo paso, consiste en la socialización de los estudios, lineamientos, conceptos y/o propuestas normativas, en caso de la entidad lo considere pertinente. La socialización es un mecanismo para darlo a conocer, lo que permitirá evidenciar sus impactos y registrar las observaciones y percepciones de los destinatarios.

Respecto de la socialización, podrá efectuarse a través del medio de difusión seleccionado por la entidad, entre los cuales podemos encontrar la página web, conferencias, eventos, publicaciones, entre otros.

Por su parte, la evaluación permitirá identificar, cuantificar y valorar el impacto que generó el estudio, lineamiento, concepto y/o propuesta normativa en sus destinatarios. Para el efecto, se pueden utilizar mecanismos que permitan medir su su efectividad, eficiencia, accesibilidad y/o el nivel de satisfacción de los destinatarios. Se pueden tener como referente las visitas al sitio web oficial, los asistentes a eventos organizados por la entidad, participación en capacitaciones, solicitudes de información y encuestas de percepción, entre otros.

Todo esto le permitirá a la entidad obtener información específica acerca de lo que se hace bien y de lo que se hace mal, para permitir el diseño de estrategias que permitan replicar acciones o implementar mejoras.