Formulación y adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités

Dado que tales políticas son esencialmente, la solución de los problemas administrativos que generan reclamaciones y demandas, los conflictos entre la institucionalidad y los particulares disminuyen o pueden ser resueltos por virtud de la formulación, adopción y ejecución efectiva de políticas de prevención del daño antijurídico, que permite que asuntos que son susceptibles de ser decididos por los jueces ni siquiera lleguen a esa etapa porque es posible preverlos y evitarlos.

La adopción de estas políticas permite adicionalmente que los recursos del organismo o entidad que están dispuestos para su defensa se concentren en los casos que no podrían evitarse mejorando los procesos administrativos internos.

Es necesario que la prevención del daño antijurídico en un organismo o entidad pública permee a toda la institución, es decir, si bien la instancia competente para la formulación y adopción de una política en la materia es el Comité de Conciliación, todas las dependencias (estratégicas, misionales y de apoyo), deben aportar insumos bien sea para su elaboración o para su implementación a través del plan de acción correspondiente. Para el efecto, se deben tener en cuenta los siguientes pasos básicos:

1. Destinatarios de los lineamientos

1.1. Grupo interdisciplinario. Encargado de priorizar las causas recurrentes o reiteradas, así como de identificar la falla administrativa, la dependencia en donde ésta ocurre, y de proponer alternativas para solucionar, mitigar o controlar la falla.

1.2. Dependencia (s) en donde ocurre la falla. Es la encargada de prevenir la ocurrencia de la misma e implementar la política de prevención del daño antijurídico que formule y expida el Comité de Conciliación, ejecutando el correspondiente plan de acción.

1.3. Comité de Conciliación. Instancia que formula y expide la política de prevención del daño antijurídico. Realiza el seguimiento, evaluación, ajustes y modificaciones correspondientes.

La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación será el enlace entre dicha instancia y los demás intervinientes en la elaboración de la política de prevención del daño antijurídico. También será la responsable del manejo, conservación y custodia de los documentos que se originen en la aplicación de los presentes lineamientos.

2. Pasos para la elaboración de políticas de prevención del daño antijurídico

Para la elaboración de la política de prevención del daño antijurídico, se recomienda seguir los pasos y desarrollar las actividades que a continuación se refieren para cada uno de los siguientes encargados:

Primer paso:  Identificación del problema – Priorización casos reiterados o recurrentes:

Encargado: Grupo interdisciplinario

1.       El Comité de Conciliación de cada organismo y entidad creará un grupo interdisciplinario, con el fin de que desarrolle las actividades que se le encargan en el presente documento.

2.       Determinar los casos en los cuales el organismo o la entidad ha sido condenada, las solicitudes de conciliación extra judiciales y judiciales, las reclamaciones y actuaciones administrativas que puedan llegar a generar litigiosidad, entre otros.

3.       Establecer el periodo a analizar, con un corte de mínimo de tres (3) años.

4.       Identificar en una matriz o ficha los casos reiterados o recurrentes con base en:

4.1.                    Sentencias condenatorias y laudos arbitrales.

4.2.                     Decisiones de conciliación extrajudicial o judicial tomadas por el Comité de Conciliación.

4.3.                    Actividad pre contractual, contractual o pos contractual, entre otras.

4.4.                     Valores de los pagos que realice la entidad u organismo por casos resultantes de la sumatoria de las sentencias, conciliaciones y reclamaciones realizadas en cada caso.

4.5.                     La frecuencia con que se presentan los casos, esto es, la cantidad de veces que se repite en un lapso de tiempo determinado por la entidad u organismo, conforme al numeral 3 de este paso.

4.6.                     Priorizar los casos, tanto en virtud de la cuantía como de la frecuencia, para focalizar los esfuerzos de generación de política de prevención del daño antijurídico.

Segundo paso:  Identificación de las causas y determinación de la dependencia en donde ocurre la falla:

Encargado: Grupo interdisciplinario

1.      Identificar la causa y extraer la falla y/o el error cometido.

2.      Establecer y analizar las causas.

3.      Identificar la (s) dependencia (s) en donde ocurre la falla.

4.      Presentar al Comité de Conciliación los resultados del análisis, por medio de un informe detallado y completo que precise cada uno de los puntos estudiados (administrativos, financieros, técnicos, jurídicos), y los demás que se consideren pertinentes.

5.      El Comité de Conciliación asigna al Grupo interdisciplinario, la elaboración de la propuesta de la política de prevención del daño antijurídico, y determina el plazo para su entrega.

Tercer paso: Elaboración de la propuesta de la política de prevención del daño antijurídico para solucionar, mitigar o controlar la falla reflejada en el plan de acción:

Encargado: Grupo interdisciplinario

Elaborar la(s) alternativa (s) de solución y el plan de acción que contenga el proyecto de propuesta de la política, el cual contendrá frente a cada una de las fallas o error cometido lo siguiente:

1.      Las acciones y medidas que mitiguen o resuelvan la causa primaria.

2.      El presupuesto estimado para la solución.

3.      El cronograma para su desarrollo el cual debe incluir el plazo o periodicidad de seguimiento del mismo.

4.      Los resultados esperados.

5.      Los indicadores para su medición.

6.      Las áreas responsables de la implementación de la propuesta.

Cuarto paso: Formulación y adopción de la política de prevención del daño antijurídico:

Encargado: Comité de conciliación

1.      Conocer la propuesta de política y el plan de acción.

2.      Analizar la propuesta de política de prevención de daño antijurídico y el plan de acción asociado, así como solicitar los ajustes a que hubiere lugar.

3.      Formular la política de prevención del daño antijurídico y el plan de acción correspondiente.

4.      Solicitar a través de la Secretaría Técnica adelantar las gestiones a fin de que se disponga de los recursos técnicos, humanos, administrativos, financieros, etc, para su ejecución.

5.      Adoptar mediante Acuerdo la política. Dicho Acuerdo estará acompañado del documento de formulación de la política, el plan de acción y los demás soportes que fundamentaron la adopción de la misma.

6.      Solicitar a las áreas correspondientes que las acciones y medidas del plan de acción sean incluidas, cuando se requiera, en la planeación operativa anual y estratégica de la entidad u organismo.

7.      Socializar la política al interior del organismo o entidad (Intranet, página web, etc.).

Quinto paso: Implementación de la política de prevención del daño antijurídico:

Encargado: Dependencias en donde ocurre la falla

Implementar el plan de acción, ejecutando sus actividades en el periodo y demás condiciones previstas allí.

Sexto paso: Seguimiento y evaluación:

Encargado: Comité de conciliación

1.      La dependencia a cargo de la implementación presentará al Comité de Conciliación un informe de la misma, según lo establecido en el documento de formulación y adopción de la política de prevención del daño antijurídico, y en el Plan de Acción.

2.      Realizar el seguimiento al avance de los indicadores definidos en el plan de acción.

3.      El Comité de Conciliación evalúa si la política formulada y adoptada ha funcionado y si se ha podido implementar.

4.      El Secretario Técnico del Comité de Conciliación, documentará el avance de la política de prevención del daño antijurídico.

Séptimo paso: Ajuste de la política de prevención del daño antijurídico e institucionalización de la misma:

Encargado: Comité de conciliación

1.      Ajustar, con base en los resultados del seguimiento y evaluación, la política de prevención del daño antijurídico y el plan de acción correspondiente.

2.      Modificar, de ser necesario, el documento mediante el cual se formuló la política de prevención del daño antijurídico.

3.      Adoptar las modificaciones a que haya lugar y realizar los ajustes en los procesos y procedimientos correspondientes.

3. Producto

Acuerdo de adopción de la política de prevención del daño antijurídico expedido por el Comité de Conciliación de cada organismo y entidad pública.

En todo caso, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la adopción de la política de prevención del daño antijurídico, la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación de la entidad y organismo correspondiente, deberá informar al respecto y remitirla para conocimiento a la Dirección de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica del cada ente territorial.