Política de Defensa Jurídica en el marco del FURAG
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Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado – ANDJE
Público Objetivo:
Directores, jefes de oficina jurídica, servidores públicos, apoderados del Estado, oficinas de control interno y oficinas de planeación.
Objetivo:
Convertirse en un referente que, de manera práctica y clara, brinde apoyo e información útil a las entidades para la formulación de estrategias y planes de trabajo que deriven en mejores resultados en la gestión de defensa jurídica.
Descripción:
Las respuestas otorgadas por las entidades públicas del orden nacional y territorial a las preguntas relacionadas con la Política de Defensa Jurídica del FURAG permiten la asignación de unos puntajes por parte del Departamento Administrativo de Función Pública – DAFP y una posterior clasificación y retroalimentación por parte de la ANDJE como líder de esta política. Con esta retroalimentación las entidades cada año tienen mejores herramientas para dar respuestas más acertadas en el formulario del FURAG.
Para la clasificación y retroalimentación realizada por la ANDJE, esta elabora una herramienta en formato Excel con el objetivo de suplir tres limitaciones identificadas en el acceso de las entidades a los resultados del FURAG presentadas en la página del DAFP en PowerBI:
- Limitaciones tecnológicas: barreras de acceso a internet.
- Limitaciones de infraestructura: carencia de equipos de cómputo adecuados, suministro permanente de energía eléctrica, entre otros.
- Limitaciones de comprensión y uso de la información: adecuada presentación de los resultados para generar estrategias y planes de acción que deriven en una mejor gestión de defensa jurídica en la entidad.
De acuerdo con lo anterior, la buena practica desarrollada en la ANDJE consiste en:
1. Recepción y análisis preliminar de los resultados obtenidos por las entidades públicas del orden nacional y territorial en la Política de Defensa Jurídica del FURAG:
El DAFP envía a la ANDJE, en un archivo de Excel, los resultados obtenidos por cada entidad del orden nacional y territorial en todas las políticas evaluadas a través del FURAG. La ANDJE toma los resultados de la Política de Defensa Jurídica y sus subíndices, separando por entidades del orden nacional y territorial, y realiza análisis preliminares como el cálculo del promedio del índice de Política de Defensa Jurídica para compararlo con los años anteriores y observar su evolución.
2. Planeación y definición de la herramienta digital para el análisis y trasmisión de estos resultados a las entidades:
En esta etapa se definen los componentes que debe tener la herramienta digital para un adecuado análisis y presentación de los resultados a las entidades. Se establecen entre otros:
- Si se van a realizar herramientas separadas para presentar los resultados de las entidades del orden nacional y de las entidades del orden territorial.
Los componentes que tendrá la herramienta digital: evolución del promedio de los resultados, clasificación de entidades en rangos de acuerdo con los puntajes- obtenidos, comparaciones entre el Índice de Desempeño Institucional y la Política de Defensa Jurídica, tipos de clasificaciones para presentar los resultados como la agrupación de entidades por naturaleza jurídica, por sector (en el caso de entidades nacionales), por departamento (en el caso de entidades territoriales), etc. Asimismo, se establece la información más relevante a presentar por entidad.
- Se establece la metodología para la elaboración de los rangos de clasificación en que se presentaran los resultados.
- Se definen los tipos de gráficos a utilizar en cada sección para una adecuada presentación de los resultados: mapas, diagramas de barras, diagramas circulares, tablas, etc.
1. Elaboración de la herramienta digital:
El gestor encargado elabora la herramienta en formato Excel de acuerdo con los criterios establecidos junto con el experto en el punto anterior, teniendo en cuenta los resultados de la vigencia evaluada y las bases de datos con los resultados de las vigencias anteriores.
2. Revisión y ajustes a la herramienta digital:
Se revisa y evalúa la pertinencia del diseño de la herramienta y se ajustan características como: colores, tipos de gráficos, ortografía, tipo y tamaño de letra, fuentes de información, etc. Se hacen algunas verificaciones de cálculos y se hacen pruebas de accesibilidad y funcionamiento de la herramienta desde otros equipos y fuera de la red de la ANDJE. También se hacen pruebas de escritorio para verificar la comprensión y utilidad de la información presentada.
3. Presentación y difusión de la herramienta:
Una vez revisada, ajustada y verificada la herramienta se realiza su socialización a las entidades y se publica en la biblioteca de la ANDJE. Asimismo, se realiza su promoción a través de las redes sociales y medios de difusión de la Agencia.
4. Asesoría a las entidades con base en la herramienta digital elaborada:
Teniendo en cuenta los resultados obtenidos por las entidades en la Política de Defensa Jurídica, desde la ANDJE se establece un plan de trabajo para la retroalimentación de aquellas entidades o regiones con puntajes más bajos.
Sinergias y alianzas estratégicas:
Para la difusión de los talleres de retroalimentación a las entidades territoriales, la ANDJE se apoya en los lideres regionales del DAFP para lograr una mayor promoción y cobertura en las entidades de este orden.
Metodología:
Anualmente, en el momento de actualizar la herramienta con los últimos resultados del FURAG entregados por el DAFP, debe tenerse en cuenta el paso a paso señalado en esta buena práctica para la elaboración y socialización de la herramienta de análisis de resultados en la Política de Defensa Jurídica.
Verificación:
La verificación de la eficacia y eficiencia de la herramienta se realizó mediante la identificación por parte del DAFP de su utilidad en la retroalimentación a las entidades y la señaló como una buena práctica para replicar con las otras políticas evaluadas a través del FURAG.
Impacto:
Las entidades identifican sus errores en las diferentes etapas del ciclo de Defensa Jurídica y de esta manera pueden definir sus estrategias y planes de acción a implementar a partir de las herramientas y acompañamiento de la Agencia.
Innovación:
Se creó una herramienta útil, dinámica y de fácil consulta que busca atender las limitaciones identificas por la ANDJE en relación con la gestión de la defensa jurídica en las entidades territoriales y nacionales.
Asimismo, cada año con la actualización de la herramienta se proponen mejoras en cuánto al diseño e hitos para la presentación de la información de manera que sea llamativa y clara para las entidades.
De esta manera las entidades pueden identificar sus fallas en la gestión de la defensa jurídica y plantear el camino a seguir para mejorar.
Lecciones aprendidas:
Conforme se actualiza la herramienta en cada vigencia y se utiliza en las capacitaciones y talleres se identifican posibles mejoras y complementos a realizar para una mejor comprensión y uso de la información por parte de las entidades.
Replicabilidad y aplicabilidad:
La metodología es aplicable a todas las políticas evaluadas mediante la herramienta FURAG. Por otra parte, al ser elaborada en una herramienta office de acceso público es replicable en todos los sectores y en las entidades tanto del nivel nacional como territorial.
Palabras clave:
FURAG, política, defensa jurídica, ANDJE, DAFP
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