Prevención del daño antijurídico en la implementación del Sistema General de Regalías

Estas estrategias, constituyen una evidencia de las acciones realizadas al interior de la Secretaría Distrital de Planeación de Bogotá, promovidas por la Subsecretaría de Planeación Socioeconómica, que han permitido reducir el riesgo de corrupción definido en la implementación del Sistema General de Regalías.

El riesgo de corrupción, aplicado a la implementación del Sistema General de Regalías, se entiende como el riesgo de manipulación de políticas, instituciones y normas de procedimiento en la asignación de recursos y financiamiento por parte de los responsables de las decisiones, generando un favorecimiento indebido sobre un particular en contra del interés general.

Teniendo en cuenta lo anterior, la entidad pública debe adoptar las acciones administrativas necesarias para controlar y minimizar los riesgos como posibles generadores de hechos de corrupción frente a la formulación de proyectos de inversión con cargo a los recursos del sistema de regalías.

1. Estrategias para la implementación del Sistema General de Regalías

Los objetivos que se busca cumplir con estas estrategias son los siguientes:

i) Armonizar acciones para todos los interesados, afectados y participantes del proyecto financiado con recursos del Sistema General de Regalías; 

ii) Establecer los criterios y lineamientos para el adecuado desarrollo de las acciones y actividades identificadas en cada uno de esos procedimientos, y 

iii) Cubrir todo el ciclo de proyectos definido para el Sistema General de Regalías, el cual se muestra a continuación:

a) Formulación

b) Revisión y presentación

c) Radicación

d) Verificación y oportunidad

e) Citación

f) Presentación al Órgano Colegiado de Administración y Decisión - OCAD  

g) Ajustes.

1.1. Institucionalización de los procedimientos y actividades relacionadas con la implementación del Sistema General de Regalías:

En este punto, las entidades públicas del orden territorial deberán tener en cuenta que:

- Los recursos asignados a los entes territoriales desde el Sistema General de Regalías, se constituyen en una fuente adicional de recursos con la finalidad de financiar los proyectos definidos en el respectivo Plan de Desarrollo.

- Las acciones que permitieran el análisis de iniciativas, el apoyo metodológico a la formulación, la ejecución y el seguimiento a los proyectos financiados con estos recursos deben ser parte de los procesos y procedimientos aprobados dentro de la Secretaría de Planeación de cada ente territorial, con la finalidad de que las acciones desarrolladas no se encuentren sujetas a decisiones individuales, sino que se constituyan en acciones reguladas e institucionales.

- No es necesario crear un nuevo asunto, sino vincular todo lo relacionado con el Sistema General de Regalías, al proceso de coordinación de las políticas públicas y de los instrumentos de planeación, que tiene por objetivo orientar y coordinar la formulación, seguimiento y evaluación de las políticas públicas e instrumentos de planeación mediante la definición de lineamientos, directrices y la asistencia técnica, para facilitar la acertada toma de decisiones en la gestión pública.

- Dentro de la coordinación de las políticas públicas y de los instrumentos de planeación, se debe definir el mapa de riesgos en el sistema integrado de gestión de cada ente territorial.

1.2. Fortalecimiento del equipo humano al interior de la Secretaría de Planeación

Para lo cual el ente territorial deberá:

- Tener en cuenta que el equipo de regalías cubre los requerimientos de aprobación de los fondos con recursos de inversión.

- Definir perfiles con experiencia en el Sistema General de Regalías y en la Gestión de Proyecto de Inversión Pública, para lograr la aprobación de proyectos con cargo a recursos del Sistema General de Regalías.

- Fortalecer el equipo para asignar funciones y tareas para cada uno de los fondos y OCAD.

1.3. Buenas prácticas en la formulación y presentación de proyectos con cargo a Recursos del Sistema General de Regalías

Al respecto, el ente territorial deberá observar que:

- Dentro del Sistema General de Regalías, la formulación de los proyectos la puede realizar cualquier persona sea natural o jurídica, pública o privada o comunidades étnicas . 

- La Secretaría de Planeación deberá realizar el apoyo metodológico en la formulación con la finalidad de que el proyecto se ajuste a lo definido por: 

• La Resolución 252 de 2012, la cual adoptó la Metodología General Ajustada para los proyectos a presentar al Sistema General de Regalías. 

• La Comisión Rectora, por medio de acuerdos de requisitos generales de viabilización, y requisitos sectoriales de viabilización. 

- De acuerdo con la delegación que en cada ente territorial se haya realizado, respecto a la formulación, presentación y ejecución de proyectos en los Fondos de Inversión, susceptibles de ser financiados con recursos del Sistema General de Regalías, es necesario definir criterios claros y transparentes, que minimicen los riesgos de corrupción.

- Desde la experiencia de la Secretaría Distrital de Planeación de Bogotá, se han identificado las siguientes causas generadoras de riesgos de corrupción:

• Influencia de terceros para la aprobación de proyectos.

• Desactualización de normas y requisitos para la definición de los proyectos.

• Manipulación de la información de definición de necesidades. 

Atendiendo lo anterior y con el fin de que el proyecto responda a los requisitos definidos por la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías, el ente territorial deberá:

- Diseñar la base normativa y los formatos de evaluación para la selección de proyectos a presentar ante los fondos respectivos, todo teniendo en cuenta la normatividad del Sistema General de Regalías, la cual proviene de la Comisión Rectora del SGR, con la finalidad de tener un proceso de formulación, evaluación y presentación transparente.

- Regular y definir los criterios de selección de proyectos de inversión a financiar con recursos del Sistema General de Regalías.

- Diseñar formatos que se apliquen en la formulación, evaluación y presentación de un proyecto, como una matriz de evaluación de iniciativas susceptibles de ser financiadas con recursos del Sistema General de Regalías, cuyos criterios deben concurrir con:

(i) El Plan de Desarrollo.

(ii) La priorización de sectores aprobada en OCAD

(iii) El impacto regional del proyecto

(iv) Los retos de la ciudad

(v) El tamaño de la inversión y, 

(vi) Multisectorialidad del proyecto.

- Llevar el registro de los requisitos de verificación que aplican al proyecto, y la fecha en la que se transfiere el proyecto al Banco de Programas y Proyectos del SGR (SUIFP-SGR), para su verificación y aprobación por parte del Departamento Nacional de Planeación o Colciencias, según el Fondo al que pertenezca el proyecto .

- Contar con un resumen de la información básica del proyecto y presentar el mismo al interior de diversas entidades, con el objetivo de tener claras las competencias, y las responsabilidades de cada interviniente en la formulación de proyectos con cargo a recursos del Sistema General de Regalías.

1.4. Buenas prácticas en la ejecución de proyectos con cargo a Recursos del Sistema General de Regalías 

En lo concerniente con el Sistema General de Regalías, deberá definirse que el Gerente de Proyecto debe cumplir con los lineamientos y procedimientos establecidos por la Secretaría de Planeación del respectivo ente territorial, en materia de contratación, presupuesto, y demás instrucciones administrativas. en correspondencia con lo definido por el Departamento Nacional de Planeación y la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías.

1.5. Buenas prácticas en el seguimiento de proyectos con cargo a recursos del Sistema General de Regalías

Al respecto, la Secretaría de Planeación del respectivo ente territorial, deberá:

- Definir la base normativa para el seguimiento de los proyectos con cargo a recursos del Sistema General de Regalías.

- Definir el procedimiento de seguimiento para todos los proyectos con cargo a recursos del Sistema General de Regalías, cuya finalidad es conocer los avances, físicos, financieros y los principales inconvenientes durante el ciclo del proyecto. El mismo se inicia, una vez aprobado el proyecto, y busca que la entidad ejecutora cumpla los requisitos previos de inicio a la ejecución, y empiece con la contratación y ejecución del proyecto.

- Realizar reuniones trimestrales, las cuales deben ser programadas y comunicadas desde el inicio del año a las entidades ejecutoras.

- Diseñar un formato para la recopilación de información de avance del proyecto, y seguimiento a la ejecución del mismo.  El cual aplica para cuando Secretaría de Planeación actúe como ejecutora de proyectos y debe ser diligenciado por el Gerente del Proyecto.

- Diseñar un formato de seguimiento de proyectos de inversión financiados con recursos del Sistema General de Regalías, que debe ser diligenciado por el ejecutor con la finalidad de presentarlo en la reunión de seguimiento trimestral.

1.6. Buenas prácticas para el registro de información relacionada con el sistema presupuestal y manejo de los recursos del Sistema General de Regalías

Dados los criterios especiales que tiene el Sistema General de Regalías en lo relacionado con la ejecución y registro de información presupuestal, y con la finalidad de tener claridad para el área financiera de la Secretaría de Planeación del respectivo ente territorial, cuando actúa como entidad ejecutora de proyectos, deberán definirse los formatos correspondientes, que deben ser diligenciados por el Gerente del Proyecto.

2. Buenas prácticas éticas y comportamentales en la implementación del Sistema General de Regalías y del Ciclo del Proyectos del SGR

Sobre este punto, la Secretaría de Planeación del respectivo ente territorial deberá:

- Crear relaciones y generar confianza al interior de la Secretaria de Planeación y con los actores externos relacionados con el Sistema General de Regalías.

- Evaluar si las personas tienen los conocimientos básicos para el desarrollo óptimo de las tareas y trabajos que se asignan. Si bien los procedimientos se diseñan para hacer las cosas bien y de forma transparente, todo depende de las personas y de la forma en la que éstas ejecuten esos procedimientos.

- Implementar acciones que permitan el empoderamiento y la generación de responsabilidad en todos los integrantes del equipo, en este caso del Equipo de Regalías.

- Desarrollar competencias que permitan la delegación, la rendición de cuentas, la revisión de pares y trasmitir el conocimiento.

- Realizar capacitaciones a los ejecutores de los proyectos, afianzando el dominio del tema por parte del equipo de regalías, y permitiendo que las nuevas personas que se involucran en el tema, reciban de primera mano, la mejor información.

- Definir reglas claras y conocidas por todos para el ejercicio de los diferentes procedimientos establecidos al interior de la correspondiente Secretaria de Planeación. 

- Adoptar metodologías que permitan realizar el seguimiento a la ejecución de los proyectos del Sistema General de Regalías. Lo anterior, con la finalidad de tener homogeneidad en los criterios para el seguimiento, y dar una herramienta que estuviera avalada por el DNP, máxima entidad en el Sistema General de Regalías.

- Realizar reuniones de seguimiento trimestral a los proyectos, con la finalidad de verificar los avances e identificar problemas en la ejecución del proyecto.